1) موضوع استعلام: معرفی دقیق کالا یا خدمات مورد نیاز به همراه مقادیر (تعداد، متراژ، حجم و…)

2) شرایط ویژه: شرایطی که علاوه بر قیمت، مد نظر خریدار است و در انتخاب بهترین پیشنهاد تأثیرگذار خواهد بود.

3) تاریخ شروع / تاریخ پایان: مدت اعتبار استعلام جهت ارسال پیشنهاد توسط فروشندگان و تأمین‌کنندگان است.

4) پیشنهاد: پاسخی است که فروشندگان و یا تأمین‌کنندگان به استعلام به عمل آمده می‌دهند. در صورتی که استعلام فقط جهت قیمت باشد، پیشنهاد فقط حاوی قیمت بوده و در صورتی که خریدار شرایط دیگری را هم لحاظ کرده باشد، فروشندگان می‌بایست به آن شرایط هم پاسخ دهند.

5) اعلام برنده: مقطع زمانی مشخصی است که خریدار، یک مورد از پیشنهادات دریافت شده را انتخاب و به عنوان برنده استعلام معرفی می‌کند.